Информация

Электронный документооборот

В целях эффективной организации взаимодействия между нашей организацией и клиентами, а также в целях ускорения рабочих процессов, исключения влияния человеческого фактора и устранения различного рода ошибок вызванных ручным вводом информации, наша компания принимает заявки на прием/отгрузку товаров от клиентов исключительно в электронном виде, в виде текстового файла определенного образца. С описанием структуры текстового файла и примером одного из таких файлов можно ознакомиться ниже:

Заявки в виде таких текстовых файлов создаются клиентом либо вручную, либо автоматически (для этого должен быть создан специальный конвертер в информационной системе клиента), затем присылаются нам по электронной почте, далее они выгружаются в нашу автоматизированную систему управления складом, где они появляются как Заявки на приемку или Заказы на отбор, на основании которых осуществляются реальная приемка товара и подбор заказов.

Специфика ответственного хранения. Важные моменты.

Услугу ответственного хранения организация Поклажедатель получает от организации Хранителя на основании договора. В соответствии с гражданским кодексом РФ пункты договора заключенные между двумя (или более) контрагентами являются приоритетными при рассмотрении различных споров если они не противоречат законодательству РФ.

Отсюда следует в частности, что если в договоре прямо прописан порядок возмещения недостачи Хранителем или порядок проведения инвентаризаций и возмещения убытков по их результатам, то руководствоваться необходимо именно соответствующими пунктами договора, а не обычаями, прецедентами, различными нормативными актами или, тем более, внутренними регламентами организации Поклажедателя.

Складская квитанция является документом, удостоверяющим, что простая письменная форма договора хранения соблюдена, а ее выдача означает, что товар принят товарным складом на хранение. Функцию складской квитанции выполняет Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (унифицированная форма МХ-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 9.08.99 N 66, код по ОКУД 0335001 см. раздел «Документы»).

Форма МХ-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю. Документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей. Составляется представителями организаций Хранителя и Поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.

Элементарная логика говорит о том, что при приеме товара на ответственное хранение производится приемка по факту (фактическое количество и состояние). Из этого вытекает одно важное следствие: формально, у организации Хранителя не может быть излишков по товару Поклажедателя, а может быть только недостача.

Для учета возврата товарно-материальных ценностей с хранения применяется Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (унифицированная форма МХ-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 9.08.99 N 66, код по ОКУД 0335001 см. раздел «Документы»).

В соответствии со статьей 909 ГК РФ если иное не предусмотрено договором складского хранения, товарный склад при приеме товаров на хранение обязан за свой счет произвести осмотр товаров и определить их количество (число единиц или товарных мест либо меру — вес, объем) и внешнее состояние. Результаты этой приемки заносятся в Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма MX-1) и заверяются подписями представителей организаций Хранителя и Поклажедателя. Сверка, выявление расхождений с транспортными или другими документами от сторонних организаций в обязанность Хранителя не входит, а в утвержденной форме не предусмотрены поля для реквизитов документов по которым товар прибыл на склад. Прием груза от транспортников это обязанность представителя Поклажедателя. Представитель Поклажедателя должен быть законным и иметь полномочия, что должно быть документально подтверждено, например, удостоверением (доверенностью) или отражено в договоре.

При хранении на товарном складе идет речь о хранении не просто «вещей», а именно «товаров», а договор хранения предполагает передачу вещей переданных от Поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-Хранителю и их последующий возврат именно Поклажедателю. Все остальные операции, такие как прием товара от поставщиков, оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, отгрузка покупателям и т.д. в рамках договора хранения не предусмотрены. Эти функции должны быть возложены на представителя предприятия – Поклажедателя. В этом случае данный полномочный представитель, находясь на складе с которым заключен договор хранения, осуществляет от лица своей организации все операции по приему ТМЦ и только после этого сдает их хранителю. Аналогично происходит и отгрузка покупателям – полномочный представитель, принимает товар с хранения и только затем осуществляет его отгрузку и оформление транспортных документов.